Liniştea din organizaţie

Imaginaţi-vă că primiţi o delegaţie din partea unui client şi alături de conducerea întreprinderii faceţi vizita specifică prin secţiile de producţie. Ajungeţi în zona de prelucrări mecanice şi în mijlocul halei stă un mare dinozaur. Surprinzător, nimeni din echipa dumneavoastră nu pare să-l observe. Pentru a deschide subiectul, întrebaţi: ,,E ceva neobişnuit astăzi în secţie?” Toţi colegii va confirmă ca totul e în regulă, ca de obicei. Vă continuaţi vizita prin secţie, prezentaţi capabilităţile de producţie, dinuzaurul e tot acolo, şi nimeni nu vorbeşte nimic despre acesta. Vizita se încheie, iar în drum către sala de sedinţe, pe scări, auziţi o conversaţie între directorul tehnic şi directorul de calitate: ,,Crezi că şeful a observat ce era acolo?”. Celălalt răspunde: ,,Nu, noi toţi i-am spus că totul e în regulă, ceea ce, ca de obicei, a şi crezut. Dacă deschidem discuţia despre dinozaur o să creadă că am pierdut controlul producţiei şi nu cred că îşi doreşte nimeni asta. Ştii bine că nu apreciază feedback-ul negativ”. Întreaga echipă continuă discuţiile despre noile comenzi şi are o zi normală de muncă... Aşa este viaţa în multe organizaţii, în ciuda faptului că problemele sunt evidente, nimeni nu e dispus să prezinte problemele conducerii sau să propună soluţii.

Creşterea productivităţii, schimbarea, învăţarea sau inovarea au loc numai într-un mediu deschis, creativ, curios care promovează un dialog deschis şi onest. Pentru a exista acest climat favorabil, e nevoie de o atitudine clară a conducerii, de a asculta angajaţii şi de a îi încuraja să vină cu idei şi propuneri de îmbunatăţire. În acest articol voi prezenta cauzele ce conduc la liniştea din organizaţie, consecinţele negative ale acestui fapt precum şi metode prin care organizaţia se poate transforma într-una deschisă la dialog şi pregătită pentru schimbare.

Cauze

Deşi toate companiile vorbesc despre importanţa resurselor umane şi implicarea fiecărui angajat în crearea valorii, studiile au arătat ca numai 29% din manageri încurajează angajaţii să îşi exprime opiniile deschis. Pe de altă parte 70% din angajaţi au indicat că se tem să vorbească despre problemele cu care se confruntă la locul de muncă. ,,Subiectele nediscutabile” identificate în aceste studii acoperă o arie largă de probleme: proceduri în luarea deciziilor, incompetenţă managerială, remunerare inechitabilă, ineficienţa organizaţională sau performanţă scăzută.

Liniştea din organizaţie poate fi definită simplu prin faptul că vocea angajatului nu se face auzită de către conducere. Practic ideile, opiniile, informaţiile din partea angajaţilor  nu sunt considerate în luarea deciziilor din cauza acestei rupturi de comunicare. De cele mai multe ori această manifestare este una colectivă şi unanim acceptată. Managerii cred că nimic nu e rău dacă nu au fost consemnate comentarii la deciziile lor. Cauza principală pentru liniştea din organizaţie este intoleranţa managerilor la feedback-ul negativ. Mulţi manageri percept orice critică a deciziilor drept vulnerabilitate, slăbiciune sau chiar incompetenţă.

O altă cauză importantă care instaurează liniştea organizaţională este reprezentată de un set de convingeri ale managerilor despre angajaţi.  Una dintre aceste convingeri este că angajaţii sunt interesaţi numai de ei şi nu sunt de bună credinţă. Când managerul are această convingere, acţionează astfel încât descurajează comunicarea de jos în sus.

O părere greşită este şi aceea că managerii înţeleg şi cunosc cel mai bine problemele cu care se confruntă organizaţia. Dacă angajaţii sunt interesaţi numai să îşi simplifice munca, ei nu pot propune cele mai bune soluţii pentru binele organizaţiei.

Odată instalată, liniştea din organizaţie tinde să fie apreciată de manageri şi privită ca semn de sănătate şi bună organizare. Toate lumea implicată pare să aibă o părere unitară, nici o voce nu se face auzită mai sus, iar evidenţierea problemelor trebuie evitată. Această atitudine se află în contrast cu cea a unei vederi pluraliste în care unei dezbateri de idei i se acordă şansa de a fi benefică organizaţiei.

Cu cât echipa de conducere este mai mult timp împreună, cu atât convingerile membrilor acesteia vor fi mai puternice şi unanim acceptate.

Consecinţe

Liniştea angajaţilor este extrem de dăunătoare organizaţiilor,  împământenirea acestei atitudini conduce la un nivel scăzut de implicare, la frustrare, la pierderea timpului în activităţi care nu adaugă valoare, la dezinteres pentru calitate, la o rezistenţă mare la schimbare. În timp, liniştea din organizaţie îi transformă pe angajaţi în unii extrem de ineficienţi, cel mai tare fiind afectaţi tocmai cei care aveau o bună înţelegere şi cele mai multe idei de îmbunătăţire. La introducerea unor schimbări în modul de lucru, dacă sugestiile angajaţilor nu au fost exprimate sau conside­rate, aceştia vor opune rezistenţă la implementare pentru a demonstra în linişte ineficienţa deciziilor luate fără părerea lor. În acest moment se pierde încrederea în manager. Pierderea organizaţiei este foarte mare în aceste cazuri, compania pierde bani şi funcţionează mult sub capacitatea sa.

Efectele asupra angajaţilor sunt şi ele grave când trăiesc cu sentimentul că nu merită efortul de a propune idei de îmbunătăţire, aceştia acumulează stres, au randamente scăzute, dezvoltă depresii sau alte probleme de sănătate. Uneori ajung să ia medicamente, să facă exces de ţigari, cafea sau chiar să consume alcool, pentru a ,,trata” problemele cu care se confruntă la muncă, toate aceste ,,soluţii” le vor agrava problemele. Astfel sunt afectaţi cei mai buni şi mai implicaţi angajaţi, ceilalţi vor manifesta un dezinteres crescut petrecând mare parte din timpul de lucru pe site-urile cu locuri de muncă sau pe pe reţelele de socializare.

Opinia generală este că liniştea angajaţilor afectează numai organizaţia, în realitate, aşa cum am prezentat mai sus, această atitudine este tot atât de distructivă şi pentru angajaţi.

Soluţii

Angajaţii proprii sunt cea mai mare sursă pentru schimbare, creativitate sau inovare,  părerile acestora trebuie ascultate şi considerate în luarea deciziilor. Pentru asta e nevoie de crearea unui climat favorabil în care fiecare să se simtă implicat şi încurajat să contribuie la îmbunătăţirea continuă a proceselor. Crearea acestui climat este responsabilitatea top managementului, din momentul angajării fiecare om din companie trebuie să ştie că nu este plătit pentru timpul petrecut la locul de muncă, ci pentru valoarea creată în companie.

Studiile au arătat că firmele care sunt capabile să mobilizeze cunoştinţele, competenţele şi experienţa anagajaţilor sunt capabile să creeze produse noi, servicii noi, să livreze mai repede, mai bine şi mai ieftin.

Cel mai important factor în crearea unei atmosfere favorabile schimbărilor este comunicarea. Cu cât angajaţii din companie cunosc mai bine misiunea şi obiectivele acesteia, cu atât au şanse mai mari să propună soluţii de îmbunătăţire a activităţii. Comunicarea internă bazată pe un dialog deschis şi încredere reprezintă un pas esenţial în formarea acestui climat.  Pentru a încuraja şi mai mult participarea, sunt recomandate şedinţele de brainstorming, premierea celor cu idei remarcabile, organizarea de workshop-uri despre creativitate şi inovare,  audit tehnic din partea unui consultant extern, organizarea de concursuri pentru productivitate. Toate au un numitor comun, oferirea unor unelte prin care angajaţii au posibilitatea să-şi exprime ideile de îmbunătăţire.

Statistic,  50%  din schimbări sunt generate de nevoile clientului, astfel ar fi foarte util să existe periodic studii despre nevoile clientului, iar cunoaşterea acestora să nu rămână la departamentul marketing, ci să fie cunoscute şi explorate de toţi cei implicaţi în satisfacţia acestuia.

Liniştea din organizaţie reprezintă o formă de manifestare a culturii din organizaţie,  iar cultura poate fi îmbunătăţită numai prin învăţare continuă. Transformarea organizaţiei în una pregătită de schimbare, în care ideile sunt încurajate, în care toţi angajaţii sunt implicaţi este un proces de durată, dar efortul merită şi rezultatele vor fi remarcabile.  

Laurentiu Nae este Cofondator Digital Twin

Partenerul Siemens Industry Software specializat automotive în România.
Digital Twin oferă produse și servicii pentru digitalizarea proceselor industriale cu soluții NX CAD, NX CAM și Teamcenter PDM