Finalizarea proiectelor finanţate din fonduri europene: auditul cheltuielilor

Seria de articole pe care o deschidem cu acest număr îşi propune să ofere informaţii specifice, cu aplicaţie practică, despre finanţarea din fonduri publice a investiţiilor în industria din România.

Întrucât, în perioada curentă, un volum important de proiecte finanţate prin instrumente structurale europene aferente perioadei 2007 – 2013 intră în faza de implementare sau se află deja în implementare şi vor fi finalizate în cursul acestui an şi în cursul anului viitor, am considerat util să detaliem în acest număr, mai ales pentru cei implicaţi în aceste procese, câteva aspecte privind auditarea cheltuielilor efectuate în cadrul acestui tip de proiecte, pentru a veni în sprijinul membrilor echipei de management a proiectului, în luarea măsurilor corecte şi eficiente pentru achiziţia serviciilor de audit şi finalizarea proiectelor lor.

Auditul financiar independent al proiectelor este o obligaţie contractuală ce revine beneficiarilor de finanţare în cadrul programelor operaţionale susţinute din fondurile structurale şi de coeziune europene, în baza contractelor de finanţare pe care aceştia le-au încheiat cu autorităţile de management (AM) sau organismele intermediare (OI) ale acestor programe.

Obiectivul auditului financiar este de a verifica realitatea, legalitatea şi eligibilitatea cheltuielilor declarate de beneficiar în cererea de rambursare, în conformitate cu legislaţia în vigoare, regulile aplicabile contractului de finanţare a proiectului auditat şi în baza unor standarde internaţionale de audit. Practic, activităţile de audit al cheltuielilor din cadrul proiectului au ca scop asigurarea plăţii sumelor cerute la rambursare de către beneficiar prin cererile de rambursare adresate AM/OI, astfel încât, această obligaţie vine, în fapt, şi în ajutorul beneficiarului, al membrilor echipei de management.

Auditorul independent va colecta şi analiza informaţii şi documente de la beneficiar, astfel încât utilizatorul raportului de audit independent, respectiv autorităţile de management ale programelor operaţionale, să poată înţelege informaţiile cuprinse în documentele prezentate, precum şi tranzacţiile materiale şi evenimentele pe care le descriu aceste informaţii.

Astfel, auditorul financiar independent poate purta discuţii cu membrii echipei de management şi  reprezentantul beneficiarului pentru a înţelege proiectul şi evenimentele ce reprezintă implementarea proiectului şi va cerceta documentele în legătură cu implementarea proiectului, pentru a verifica exactitatea înregistrării acestor evenimente, precum: bugetul proiectului, dosare de achiziţii, situaţii contabile, balanţe de verificare, note, contracte de achiziţie, facturi, procese verbale de recepţie şi de punere în funcţiune, extrase de cont, contracte de muncă şi alte documente care pot oferi informaţii privind corectitudinea cheltuielilor efectuate în cadrul proiectului.

Constatările activităţilor de audit sunt folosite de Autorităţile de Management ale programelor operaţionale în procesul verificărilor de management impuse prin prevederi ale regulamentelor internaţionale aplicabile mecanis­melor financiare, cu scopul asigurării respectării regulilor comunitare şi naţionale cu privire la finanţările acordate.

Auditorul financiar independent este persoana fizică sau juridică care are calitatea de auditor financiar dobândită în condiţiile legii, este membru activ al Camerei Auditorilor Financiari din România şi îndeplineşte condiţiile stabilite prin Regulamentul de Organizare şi Funcţionare a Camerei. Auditorul financiar independent nu poate fi angajat al entităţii economice auditate şi nu poate avea relaţii cu această entitate sau cu orice persoană cu care entitatea economică are relaţii care conduc la situaţia de incompatibilitate sau conflict de interese, astfel cum sunt definite de lege. Activitatea de audit financiar este reglementată, în principal, de Ordonanţa de Urgenţă nr. 75/1999 privind activitatea de audit financiar, republicată în M. Of. 598/22.08.2003, cu modificările şi completările ulterioare.

Din punct de vedere practic, în modul de reglementare a implementării diferitelor programe operaţionale există diferenţe cu privire la obligativitatea şi modul de realizare a auditului financiar independent, conform prevederilor contractelor de finanţare încheiate în cadrul acestora, dintre care reţinem că:

• în cadrul Programului Operaţional Regional (POR) 2007–2013 - DMI 4.3. “Sprijinirea dezvoltării microîntreprinderilor”, auditul financiar independent al cheltuielilor nu este o obligaţie stabilită în sarcina beneficiarilor prin contractul de finanţare. Verificarea realităţii, legalităţii şi eligibilităţii cheltuielilor declarate în cererea de rambursare transmisă de beneficiar revine organismului intermediar;
• în cadrul Programului Operaţional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane (POSDRU) 2007-2013, raportul de verificare a cheltuielilor emis de auditorul financiar independent va fi ataşat la fiecare cerere de rambursare transmisă de beneficiar, atât pentru cererile de rambursare intermediare, cât şi pentru cererile de rambursare finale;
• în cadrul Programului Operaţional Sectorial Creşterea Competitivităţii Economice (POSCCE) 2007-2013, raportul de audit financiar final independent se ataşază cererii finale de rambursare, fiind o condiţie pentru plata finală a cheltuielilor cerute la rambursare şi priveşte toate cheltuielile realizate în cadrul proiectului, inclusiv cele declarate în cererile de rambursare intermediare.

Pentru unele dintre operaţiunile de finanţare a pro­iectelor de investiţii, cheltuielile suportate de beneficiar cu realizarea auditului financiar independent sunt recunoscute în categoria cheltuielilor eligibile, acceptate la rambursare, în conformitate cu ordinele de cheltuieli eligibile aplicabile, prevederile contractului de finanţare şi bugetul proiectului aprobat. În aceste cazuri, este esenţială şi necesită atenţie sporită respectarea regulilor aplicabile, de la caz la caz, privind achiziţia serviciilor de audit financiar independent.

În luna ianuarie 2014, Ministerul Fondurilor Europene, având rolul de autoritate de reglementare în domeniul coordonării şi gestionării instrumentelor structurale, şi Camera Auditorilor Financiari din România au încheiat un Protocol de colaborare, pe perioadă nelimitată, privind organizarea şi desfăşurarea activităţii de audit financiar pentru fonduri europene şi alte fonduri nerambursabile de la alţi donatori. Acest Protocol este desemnat ca fiind un document cadru, pe baza căruia se vor realiza misiuni de audit privind eligibilitatea cheltuielilor şi surselor de finanţare primite şi/sau solicitate prin cerereri de rambursare de către beneficiarii de fonduri nerambursabile UE şi de la alţi donatori.

Prin acest Protocol, se stabilesc atât standardele în baza cărora se vor realiza misiunile de audit, cât şi condiţiile pe care trebuie să le îndeplinească auditorii financiari care pot realiza auditul şi emite raportul de audit financiar independent, astfel:

• să fie auditori financiari de categorie A;
• să fie membri activi ai CAFR;
• să fie absolvenţi ai cursurilor de specializare şi perfecţionare pentru fonduri europene organizate de CAFR şi să promoveze testul de verificare a cunoştinţelor pivind legislaţia naţională şi europeană a fondurilor europene;
• să nu se fi pronunţat împotriva lor, în ultimii trei ani, sancţiuni disciplinare rămase definitive.

Lista auditorilor financiari, persoane fizice şi juridice, care sunt abilitaţi să realizeze auditul cheltuielilor eligibile în proiectele finanţate prin instrumente structurale europene, este disponibilă pentru consultare pe site-ul Camerei Auditorilor Financiari din România, iar această listă va fi actualizată trimestrial.

Realizarea auditului cheltuielilor eligibile ale proiec­tului se va realiza în baza contractului de servicii pe care be­neficiarul îl va încheia în acest sens cu auditorul financiar independent ales/desemnat. Contractul de audit financiar independent poate conţine clauze cu privire la: obiectivul auditului, standardele în baza cărora se realizează auditul, durata şi programul prestării serviciilor, preţul serviciilor şi termenii de plată a acestuia, obligaţiile prestatorului, obligaţiile beneficiarului, condiţiile de utilizare a raportului de audit, răspunderile părţilor.

În principiu, raportul de audit financiar independent va conţine precizări privind:

• obiectivul raportului,
• termenii de referinţă (procedura, standardul) faţă de care s-a realizat auditul,
• sursele de informaţii utilizate,
• descrierea verificărilor efectuate,
• constatările factuale privind cheltuielile eligibile ale proiectului.

Conform Protocolului mai sus-menţionat, se vor emite instrucţiuni privind formatul standard de contract, modelul raportului auditorului, al listei de verificare şi al altor documente relevante; până la data trimiterii acestui articol la tipar, nu au fost publicate alte instrucţiuni ale autorităţilor de management ale programelor operaţionale sau ordine de ministru, în legătură cu protocolul amintit sau cu auditul proiectelor. 

Notă: Acest articol are un caracter exclusiv informativ, oferă informaţii disponibile la data trimiterii la tipar şi nu are pretenţia că informaţiile prezentate sunt exhaustive. Resursele informaţionale folosite în documentarea acestui articol sunt surse de informaţii cu calitate oficială. Autorii acestui articol, persoane juridice sau fizice, îşi declină orice răspundere în legătură cu urmările, câştigurile sau pierderile, directe sau indirecte, ale acţiunilor întreprinse de terţi exclusiv si nemijlocit în baza informaţiilor conţinute în acest articol.